Outsourcing - IT:

  • Mobilisering i form af workshops for topledelsen
  • Gennemgang og analyse af nuværende situation
  • Fokusområder for outsourcing
  • Afklaring af motiver
  • Kontraktens indhold. Hovedtemaer i outsourcing kontrakter
  • Omsætning af performancemæssige målsætninger til konkret kontraktligt indhold
  • Planlægning af processen
  • Deltagelse som støttefunktion til forhandlingsteam
Problemstilling:
Mange virksomheder vælger at outsource IT, fordi området ikke er en del af virksomhedens hovedformål. Man overlader det til servicevirksomheder, som har IT som deres speciale og som derfor forventes at kunne løse opgaven bedre og billigere. Dette sker ved at servicevirksomheden puljer en række virksomheders behov således at volumen og standardiseringer giver en mere rationel drift, end den, virksomheden selv kan præstere.
Issues:

Motiverne til at overveje outsourcing kan være mange:

Man kan være generelt utilfreds med den hidtidige service. Eller IT systemerne kan være nedslidte og forældede og det kan være bekvemt at overlade til eksterne specialister at sikre modernisering. Eller økonomien i den nuværende løsning er ude af kontrol og man ønsker større klarhed omkring omkostninger i forhold til leverancer.

Undersøgelser viser, at virksomheder, som outsourcer ”i nødværge” ofte bliver skuffede over resultatet. Dette kan skyldes, at man har undervurderet de problemer, der var med at rette op på situationen, eller at man overvurderer outsourcing partnerens vilje eller evne til at levere. Oftest er frustrationerne også forbundet med, at der ikke spares så meget, som forventet.

Det er derfor vigtigt, at man omhyggeligt gennemgår motiverne for outsourcing og at bestyrelse, ledelse og brugere alle gør sig klart hvad der forventes af processen.

Nogle interessenter forventer besparelser, andre regner med en mere problemfri drift og andre igen forventer bedre service til brugerorganisationen. Det er vigtigt, at man i den indledende fase gør en indsats for systematisk at få afdækket motiverne og forventningerne bag en outsourcing. Ellers vil der undervejs i forhandlingerne opstå uklarhed omkring målene med kontrakten eller der vil efterfølgende være forskellige opfattelser af, hvad der skal leveres og dermed uindfriede forventninger.

Outsourcing baserer sig på at en given intern IT opgave flyttes ud til en ekstern partner. I processen tilpasses opgaven til leverandørorganisationens måde at arbejde på. Jo tættere virksomheden er på at have sit Service Management koncept på plads, jo mere opdateret og standardiseret en hardware og software man har, og jo klarere man er omkring IT Governance, jo lettere vil det være for den eksterne leverandør at overtage den nuværende situation. Jo mindre styr der er på den nuværende situation, jo mere skal der passes på og jo dyrere bliver ændringen.

Metode:

For at sikre, at outsourcing processen kommer godt fra start og for at sikre et godt forløb og resultat af kontraktforhandlingerne, er det vigtigt at man nøje overvejer motiverne og gennemgår de forskellige udfordringer, som ligger i outsourcing af netop den IT service, man har i dag.

Konsulenterne har erfaring fra flere forløb i store virksomheder, hvor de har forestået forhandlinger og intern ledelse i direkte relation til outsourcing af store IT organisationer.

En måde at komme i gang på kan være at der afholdes en eller flere korte lukkede møder mellem konsulenter og ledelse, hvor man gennemgår de mange aspekter og fokuserer på at klarlægge motiver. Under sådanne forløb vil man også kunne kortlægge forhandlingsprocessen, drøfte kontraktens opbygning, diskutere de kritiske afsnit af kontrakten og diskutere forskellige leverandørprofiler.

Resultater:

Konsulenterne vil i deres forberedelse til sådanne møder analysere nuværende situation og give bud på, hvor de store udfordringer kan ligge.

Samtidig kan konsulenterne give bud på kontraktstrukturer og udpege de områder, som efter deres mening rummer de største udfordringer for opnåelse af et godt resultat.