Administrativ Rationalisering:

Sikring af nytteværdi af administrative opgaver Gennemgang af processer Mobilisering af medarbejdere til idéer til forbedringer Beskrivelse af ændringsforslag og af forslag til realisering

Problemstilling:

Formålet med administrativ rationalisering i virksomheden er at sikre at de samlede administrative ressourcer udnyttes optimalt. Derved bevares eller forbedres virksomhedens konkurrencemæssige position.

De administrative ressourcer udgør i den vestlige verden en relativt stor andel af virksomhedens samlede omkostninger, og det er derfor afgørende at holde virksomheden trimmet.

Baggrunden for at gennemføre administrativ rationalisering vil som regel være begrundet i ét eller flere af følgende forhold:

• Virksomhedens stabsfunktioner og administrative ressourcer er vokset uden at der løbende er taget stilling til nytteværdien
• De funktionelle områder arbejder ikke tilstrækkeligt procesorienteret til at sikre effektiv administration på tværs af organisationen
• De administrative rutiner er ikke blevet opdateret i takt med virksomhedens øvrige udvikling, således at der produceres forældede og delvist overflødige interne og eksterne serviceydelser, rapporter, m.v.

Issues:

• Skaber virksomhedens stabsfunktioner og administrative ressourcer værdi, der står mål med de relaterede omkostninger?
• Er virksomhedens organisation strømlinet i forhold til virksomhedens interne og eksterne processer og informationssystemer?
• Er de administrative rutiner fokuserede imod at producere den mest nødvendige information og dokumentation, samt at levere et relevant beslutningsgrundlag for ledere på alle niveauer?
• Er der mulige besparelser, som kan udnyttes til at forbedre indtjeningen og dermed den konkurrencemæssige styrke?

Metode:

• Høj grad af involvering af medarbejdere:
  Projektorganisationen sammensættes i alt overvejende grad af mellemledere fra virksomhedens organisation, ligesom selve arbejdet med at identificere besparelsesforslag varetages af medarbejdere
• Selektiv rationalisering:
  Metoden baserer sig på en kritisk vurdering af besparelsesforslag. Funktioner, der er af kritisk betydning for den daglige drift, vil således kun i begrænset omfang blive påvirket af rationaliseringen
• Alle deltager:
  Det projekt, der defineres omfatter hele den administrative organisation – også de dele hvor man forventer at finde relativt få besparelsesmuligheder. Derved sikres det at alle processer vurderes og at projektet ses som relevant i alle administrative enheder.
• Ingen hellige køer:
  De administrative rutiner dissekeres i løbet af projektet, og der er ikke nogen regler for hvilke områder og funktioner, der bliver berørt. Ej heller hvordan. ”Sådan har vi altid gjort” accepteres ikke.

Projektet defineres i 3 faser, som følger:

• Fase 1: Planlægning - forløber over 2 uger:
  o Fastlæggelse af overordnede mål for projektet, herunder specielt anvendelsen af frigjorte ressourcer.
  o Projektorganisation. Styregruppen består af den ansvarlige ledelse for virksomheden. Projektgruppen sammensættes af virksomhedens egen mellemledere, i en procesorienteret struktur, på tværs af den daglige funktionelle organisatoriske struktur.
  o Tidsplan. Der er mange møder i projektet, specielt i fase 2. Alle møder fastlægges forud for kick-off, for at undgå forsinkelser. Tidsplanen er ”ukrænkelig”.
• Fase 2: Kernen – forløber over 4 uger:
  o Trin 1: Fastlæggelse af slutprodukter. Hver af de definerede projektenheder beskriver de slutprodukter (ikke aktiviteter), der bliver produceret af enheden.
  o Trin 2: Fastlæggelse af ressourceanvendelse pr slutprodukt. For hvert slutprodukt, der produceres i enheden, allokeres de ressourcer, der indgår i at producere disse.
  o Trin 3: Identifikation af besparelsesmuligheder. Alle projektenheder får til opgave at identificere 40% mulige besparelser inden for enhedens slutprodukter.
  o Trin 4: Klassificering og beslutning af besparelsesmuligheder. Alle de identificerede besparelsesmuligheder kategoriseres som A, B, eller C forslag, afhængigt af hvor realiserbare de er. Konsulenterne fungerer som drivere og inspiratorer i processen. H&P har standardværktøjer og hjælpemidler til alle de 4 trin.
• Fase 3: Afslutning – forløber over 2-3 uger:
  o Konkretisering og konsolidering af samtlige besparelsesforslag til gennemførlige, konkrete besparelsestiltag.
  o Beskrivelser af projekter til realisering af de identificerede og besluttede besparelser.
  o Samlet rapport.

Resultater:

• Frigjorte ressourcer inden for de administrative funktioner – typisk 15-25 %.
• Opdaterede beskrivelser af alle administrative opgaver, med tilhørende vurderinger af den tilknyttede værdiskabelse.
• Et katalog af mindre projekter til at realisere det identificerede besparelsespotentiale.
• En rapport, der indeholder alle projektbeskrivelser samt giver en samlet vurdering af projektet og de opnåede besparelser.
• En strømlinet, fokuseret og motiveret administrativ organisation, de er rustet til at varetage virksomhedens administrative opgaver målrettet og effektivt.